Положение о заключении договоров на предприятии

Ниже приводится положение, которое призвано регламентировать договорную работу в организации.

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее – договоров).

1.2. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее – Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

1.4. Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

1.5. Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

2.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

2.2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:

а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;

б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);

в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;

з) юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

3.1. Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

3.2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.

3.3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.

а) наименование договора (договор купли – продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);

в) место подписания договора (город или населенный пункт);

г) полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору (“Заказчик”, “Покупатель”, “Арендатор” и пр.);

д) должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

а) предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;

б) обязанности и права стороны по договору;

в) обязанности и права второй стороны по договору;

г) цена договора и порядок расчетов и др.;

д) срок выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

а) Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.

б) Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.

в) способы обеспечения обязательств;

г) основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;

д) условия о конфиденциальности информации по договору;

е) Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

ж) Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.

3.4.4. Прочие условия договора:

а) законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);

б) Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются:

– лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей;

– сроки связи между сторонами. Например: “. каждый вторник с ______ ч.”;

– способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.

в) Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.

г) Реквизиты сторон:

– естонахождение (адрес) контрагента;

– банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);

– отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.

В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

4.1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.

4.2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый “юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.

4.3. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству. При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.

4.4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.

5.1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.

5.2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.

5.3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).

5.4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

6.1. Для всех структурных подразделений, должностных лиц Агентства устанавливается следующий порядок согласования договоров:

а) проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;

б) проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;

в) юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов Договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;

г) при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;

д) после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;

е) после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись генерального директора (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Агентства и регистрируется в установленном порядке.

6.2. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:

б) структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора;

6.3. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Агентстве. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.

6.4. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем Агентства (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.

6.5. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либоознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе “Компетенция генерального директора” может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации – контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

6.6. Договоры от имени Агентства подписывает его генеральный директор и (или) уполномоченное лицо.

7.1. Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юрисконсульту Агентства и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.

7.3. Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения.

7.4. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, указанными в п.п. 1.4. настоящего Положения, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.

7.5. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[подпись, Ф. И. О., должность лица, утверждающего положение]

[число, месяц, год]

1.1. Настоящее Положение о договорной работе устанавливает единообразный порядок подготовки, согласования, заключения, учета, регистрации, хранения и контроля за исполнением гражданско-правовых договоров в [наименование предприятия] (далее – Предприятие).

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Предприятия, иными нормативными правовыми актами и устанавливает общие нормы организации договорной работы на Предприятии.

1.3. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, заключаемые от имени Предприятия уполномоченными должностными лицами, в том числе на дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам (контрактам).

1.4. Настоящее Положение обязательно к применению всеми структурными подразделениями Предприятия.

2.1. Предприятие заключает договоры, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

2.3. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена локальными нормативными актами Предприятия.

3. Порядок подготовки, согласования и заключения договоров

3.1. Подготовку проекта договора осуществляет [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия] (далее – исполнитель) по письменной заявке структурного подразделения Предприятия, инициирующего заключение договора.

3.2. Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему. Перечень и содержание приложений устанавливаются при подготовке и заключении договора.

3.3. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации, а также локальных нормативных актов Предприятия.

3.4. При подготовке проекта договора учитываются особенности предмета и конкретные условия совершения договора, статус контрагента, максимальное обеспечение защиты интересов Предприятия.

3.5. При необходимости подготовки проекта договора, связанного с реализацией особо сложной задачи, по решению руководителя Предприятия могут создаваться рабочие группы по подготовке проекта договора.

3.6. Проект договора подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами структурных подразделений Предприятия: [указать перечень должностных лиц структурных подразделений, согласовывающих проекты договоров].

3.7. Визирование проекта договора лицами, указанными в пункте 3.6 настоящего Положения, осуществляется на последнем листе экземпляра проекта договора. Лицо, завизировавшее проект договора, обязано указать свою должность, фамилию и инициалы, а также дату визирования проекта договора. Спецификации, сметы, технические задания, календарные планы, оформленные в качестве приложений к проекту договора, а также иные приложения к проекту договора визируются только теми должностными лицами, к компетенции которых относится право определять их содержание.

3.8. При несогласии визирующего лица с отдельными условиями договора его замечания излагаются на отдельном листе замечаний. При этом на проекте договора, рядом с визой делается отметка “замечания прилагаются”. Замечания излагаются в виде предлагаемой редакции пункта проекта договора, с которым визирующее лицо не согласно либо которым оно хотело бы дополнить проект договора.

3.9. На прохождение процедуры согласования каждого проекта договора предоставляется не более [значение] рабочих дней в каждой согласующей инстанции.

3.10. В соответствии с полученными замечаниями исполнитель изменяет проект договора или оформляет протокол разногласий. Протокол разногласий должен содержать: дату составления протокола разногласий, номер и наименование договора, нумерацию и редакцию оспариваемых и (или) дополняемых пунктов договора сторон (представившей и оспаривающей/дополняющей).

3.11. Исполнитель после получения всех необходимых виз направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати.

3.12. Правовая экспертиза проектов договоров, которые поступают Предприятию от контрагентов, проводится [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия].

3.13. Правом подписания договоров и иных, относящихся к ним документов, влекущих возникновение и изменение обязательств Предприятия, обладает руководитель Предприятия или иной сотрудник Предприятия, действующий на основании соответствующей доверенности, выданной руководителем Предприятия.

3.14. Согласованный проект договора в количестве экземпляров, необходимом для его заключения, с имеющимися приложениями, протоколом разногласий, не позднее [значение] рабочего дня со дня его получения передается исполнителем для подписания руководителю Предприятия или лицу, уполномоченному на подписание договора.

3.15. Руководитель Предприятия или лицо, уполномоченное на подписание договора, подписывает все экземпляры договора, приложения к договору, протоколы и указывает дату подписания. Экземпляры договора подлежат скреплению печатями.

4.1. Регистрацию и хранение оригиналов заключенных договоров и иных документов обеспечивает [наименование структурного подразделения] Предприятия в соответствии с установленным порядком.

4.2. Исполнитель передает оригинал заключенного договора на регистрацию и хранение ответственному должностному лицу [наименование структурного подразделения] Предприятия в течение [значение] календарных дней с момента его заключения.

4.3. Регистрация договоров ведется отдельно от других документов (в журналах и (или) с применением технических средств).

Регистрационные формы должны содержать следующие реквизиты: (порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование сторон договора, предмет договора, сумма договора, сроки действия договора, исполнитель, отметка о сдаче на архивное хранение).

4.4. Заключенному договору присваивается соответствующий регистрационный номер.

4.5. Договоры хранятся [наименование структурного подразделения] в течение [указать срок] с момента окончания срока действия, после чего передаются на хранение в архив Предприятия.

4.6. Выдача копий и подлинников договоров осуществляется на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения Предприятия под расписку.

5.1. Контроль за надлежащим исполнением договоров осуществляют те структурные подразделения Предприятия, которые участвовали в их заключении.

5.2. Руководители структурных подразделений, обеспечивающих исполнение договоров, обязаны своевременно информировать руководителя Предприятия об обстоятельствах, препятствующих или затрудняющих исполнение договоров.

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

• преддоговорные отношения с контрагентами;
• порядок разработки договора;
• урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
• порядок текущей работы с контрагентами;
• назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

1. указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
2. внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

• в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
• во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
• в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом. В статье – образец положения о договорной работе и советы по составлению этого документа.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Положение о договорной работе в организации, утверждает руководитель компании своим приказом. К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения о договорной работе. В листе ознакомления с положением о договорной работе ставят свои подписи все сотрудники, которым документ адресован. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

• исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
• начальник финансового управления;
• начальник юридического отдела;
• главный бухгалтер.

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Какие разделы должны быть в положении о договорной работе

Образец положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье содержит три раздела:

1. Общие положения.
2. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров.
3. Договорный процесс.

Пречислим, что должен содержать каждый раздел. А примерные формулировки положения о договорной работе – в образце документа.

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что действие Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем. кто обязан исполнять положение о договорной работе – все сотрудники компании, в круг служебных обязанностей которых входит процедура согласования и рассмотрения договоров.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:

• Договор;
• Исполнитель;
• Контрагент;
• Структурное подразделение.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора. Но первое, что нужно сделать: проверить контрагента по всем открытым источникам данных (займет 1 минуту).

В начале раздела можно прописать исключения, при которых пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно. Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. Д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС.

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

• оригинала;
• нотариально заверенной копии;
• копии, заверенной подписью;
• простых, незаверенных копий.

В шаблоне положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье, используются такая формулировка:

«1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента».

Пропишите пакет документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он

• физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
• физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
• юридическое лицо;
• иностранная компания.

В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров.

Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе:

Ответственность и обязанности юридического отдела в договоной работе

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

Скачайте образец положения о договорной работе в формате Word. Используйте наши рекомендации, чтобы с помощью шаблона составить положение о договорной работе.

Прослушайте курс видеолекций по договорной работе в Высшей школе юриста. Систематизируйте свои знания и получите документальное подтверждение: диплом государственного образца.

Оцените статью: